Débrief Rencontres CEB 2025

Compte rendu de la réunion de retour sur le W.E. des Rencontres des Coques en Bois.

Au Clion le 19 juin 2025,

Présents (24) : Gilles B, Ildiko I, Claude L, Florence V, Rosa, Jean-Max, Charles, Jean, Dominique M, Didier F, Patrick D, Gilles, Maxime, Philippe R, Sylvie W, Thierry B, Serge, Hervé L, Daniel W, Jean-Yves, Daniel Bz, Patrice V , Christian F , Jean-Michel (secrétaire).

Le but de cette réunion était de faire avec les adhérents ayant activement participé à l’organisation de l’évènement, un retour sur les points à signaler, en particulier ceux qui doivent être améliorés,

La réunion commence à 11 heures

1- Mot du président

            Daniel confirme les bons résultats financiers, 5800 €, en augmentation par rapport à l’année passée, malgré le temps maussade du samedi. Les résultats détaillés ont déjà été communiqués.

Rapide discussion autour des adhérents consommateurs, en particulier ceux qui ne font que naviguer sans participer activement aux ateliers, ni aux évènements.

Ce point sera mis à l’ordre du jour de notre prochaine AG, en vue d’une modification éventuelle des statuts de l’association.

2- Organisation générale

• Démontage à 18 heures le dimanche 

C’est l’heure où les visiteurs sont encore nombreux, surtout autour du bar, en particulier lorsqu’il fait beau, les services municipaux viennent enlever les équipements et certains stands nécessitent plus de temps (bar/ cuisine / stand crêpes), faut-il prévoir une équipe dédiée pour leur démontage?

• Réunions d’organisation

De l’avis général, la première réunion devrait être organisée dès que les dates sont fixées, en début d’année (janvier/février).

Une fois les inscriptions aux différents groupes faites sur le site, organiser une réunion pour confirmer les taches de chaque équipe et régler les derniers détails, à faire une quinzaine de jours avant le WE des rencontres.

3- Information/communication/déco

• Moyens utilisés aujourd’hui : réseaux sociaux, blog, Office du tourisme de la communauté d’agglos, agenda culturel de la ville, Courrier Pays de Retz, Fest, autres ?
• La pause de banderoles à l’entrée de la ville et du site paraît utile pour informer tous les visiteurs qui ne l’auraient pas été avant leur arrivée à Pornic,
• Information sur les stands à mieux afficher: sorties en bateau y compris l’organisation et le tarif, coûts des boissons et des plats,
• Pour donner un air plus festif au bar, mettre des guirlandes d’ampoules de couleur et repeindre les fûts avec les couleurs des marques en mer (système cardinal : jaune et noir, système latéral: vert et rouge) … attention aux dangers !

4- Points sur les améliorations possibles

            Sur la base d’une liste de sujets relevés par Jean-Max la discussion s’engage avec les adhérents présents

• Sonorisation

Il serait souhaitable d’installer un HP à proximité du bar.

Patrick dont le beau-frère assure à ses frais gracieusement la sono nous fait par d’une remarque sur le manque de reconnaissance ressenti, par exemple pas de cadeau, aussi modeste soit-il, comme une crêpe. A résoudre pour l’année prochaine au risque de voir cette prestation facturée,

• Stand crêpes                                                                                                           

Pas assez de place pour garnir les crêpes : revoir le plan,  un module supplémentaire ?

Installer une troisième billig ?

• Embarquement sur les bateaux

Manque de personnel. Respect des consignes (jeunes enfant, poussette à bord)

Serait-il possible d’uniformiser l’amarrage des bateaux : amarres à bord ou amarres au ponton ?

• Vaisselle

Il manque des casiers à bouteille : appel aux adhérents

Rajouter un poste « vaisselle » sur le planning d’organisation

Vérifier la charge des bouteilles de gaz

• Cadeaux

Prévoir des « cadeaux » pour certains prestataires sous forme de consommations gratuites (crêpes/boissons), ou adhésion gratuite en reconnaissance de services rendus à l’association?

Faire la chasse aux adhérents réclamant des repas ou boissons gratuits : ça n’existe pas, et n’a jamais existé !

• Paiement CB ou téléphone

A étudier : possibilité d’avoir un ou plusieurs terminaux

• Autres infos

      A organiser pour la fête de la Saint Gilles (24 août) : stand crêpes CEB, ajouter des galettes saucisses ? A finaliser pour le lundi 21 juillet au Clion.

      Pour l’organisation de la Journée Européenne du patrimoine, notre prochain évènement important, une réunion de préparation se tiendra fin août.

Un apéritif de remerciement a été servi à la fin de la réunion,